INTRODUCCIÓN
En la vida cotidiana utilizamos sistemas de información en distintos aspectos de nuestra vida diaria y principalmente son utilizados en los negocios, comercio o distintas empresas son muy indispensables tanto en la vida cotidiana y sobre todo en las empresas, ya que en los últimos 20 años ha alcanzado niveles de uso y aplicaciones variadas que se ha convertido en un área de gran amplitud e impacto tecnológico y desde el surgimiento de internet se ha convertido en un tema mucho más extenso e importante. Los sistemas de información implementan el funcionamiento adecuado que las empresas requieren en su negocio, por lo que en la actualidad son más las empresas que lo utilizan para transformarse en organizaciones más eficientes y competitivas, utilizando medios digitales para realizar prácticamente todos los procesos de negocios. El elemento tecnológico consta de hardware y software, tecnología de administración de base de datos (SABD), telecomunicaciones y conectividad de redes, incluyendo internet, que hoy en día son de suma importancia. El actual escenario económico y la gran competitividad en los negocios, demanda una mayor agilidad por parte de las empresas para afrontar los cambios. Frecuentemente, esta agilidad se ve frenada por la estructura de sistemas y aplicaciones de las organizaciones, entornos pocos flexibles que limitan la capacidad de adaptación al cambio. Esta rigidez hace que cualquier necesidad de negocio requiera implementar un desarrollo técnico, instalar una nueva solución, etc. Las organizaciones demandan soluciones fiables y que a su vez les doten de la suficiente flexibilidad para hacer frente a un mercado tan cambiante como el actual, haciéndolas más competitivas.
CONCEPTOS
- Sistema: Conjunto de elementos o partes que interactúan entre sí, estrechamente relacionadas, funcionando como un todo y excediendo así la suma de sus partes individuales.
- Sistema de Información: Es un conjunto de elementos interdependientes (subsistemas), lógicamente asociados, para que a partir de su interacción se genere la información necesaria para la toma de decisiones.
- Tecnologías de la Información: Conjunto de herramientas que realizan tareas de almacenamiento. Procesamiento, transporte y transformación de la información de una organización, mediante el uso de equipos de cómputo electrónicos, y que permiten mejorar la productividad de esta. El conjunto de procesos y productos derivados de las nuevas herramientas (hardware y software).
1.1 Sistemas de Información y Tecnologías de
Información en los Negocios Actuales.
Los sistemas de información representan un conjunto de elementos que interactúan entre sí para generar y distribuir los datos que sean de utilidad para el procedimiento de gestión y mejoramiento de control en la eficacia de la intervención. Se puede definir que un sistema de información (SI) es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su posterior uso, generados para cubrir una necesidad, es decir, un objetivo. Los elementos que forman parte de los sistemas de información son los siguientes:
- Personas
- Datos
- Actividades o técnicas de trabajo
- Recursos materiales
Todos estos elementos interactúan entre sí para el procesamiento de datos y dar lugar a la información más elaborada, que se distribuye de la manera más adecuada posible en las organizaciones respecto a sus objetivos. La implementación de sistemas de información en una compañía, brindan la posibilidad de obtener grandes ventajas, incrementar la capacidad de organización de la empresa, y tornar de esta manera los procesos a una verdadera competitividad. Para ello, es necesario un sistema eficaz que ofrezca múltiples posibilidades, permitiendo acceder a los datos relevantes de manera frecuente y oportuna. Por eso, quienes deseen convertir su emprendimiento en una verdadera empresa competitiva insertada en el mercado actual, deberán analizar detalladamente la implementación necesaria de sistemas de información precisos. Sin embargo, a raíz de los cambios en la economía mundial y la globalización, los datos relativos a todo el proceso productivo de una compañía se han vuelto uno de los elementos fundamentales para lograr el éxito comercial.
El sistema de información (SI), se
empareja con las tecnologías de información (TI) por ser un sistema dinámico.
Las TI nos sirven para construir los SI y son la herramienta básica para
diseñar los SI. El SI es un proceso de planificación, diseño, análisis y
control de los datos, que afecta a todo el núcleo de la actividad empresarial y
es el encargado de coordinar los flujos y registros de la información tanto
internas, como la proveniente del entorno, que son necesarias para realizar
operaciones básicas y toma de decisiones para conseguir los objetivos de la
empresa. Este proceso se realiza de forma conjunta con el proceso de
actividades de planificación, diseño, ejecución y control que realiza. En los
negocios, es un sistema mediante el cual permite obtener datos, los cuales
se procesan y se transforman en información, de
manera esquematizada y ordenada, para que sirva de ayuda en el
proceso de toma de decisiones. El sistema de información recibe entradas
(inputs) que son procesadas y transformadas en salidas (outputs) bajo la forma
de informes, documentos, índices, listados, medidas estadísticas de posición o
de tendencias. Las TI en los negocios pasan de ser elementos de servicios a
actores estratégicos, sin embargo, lograr que las TI aporten efectivamente al
valor de la empresa no es tarea fácil. Principales principios para el
aprovechamiento de las TI:
- Impacto comercial
- Comunidades Profesionales
- Provisión Selectiva de recursos
- Infraestructura de conocimientos
- Alineación estratégica
Las TI crean valor para la empresa
gracias al incremento de la eficiencia en las operaciones tanto interna como
externamente, de tal modo que aquellas empresas que no adoptan esas
aplicaciones tendrán mayores costos y , por tanto, estarán en situación de
desventaja competitiva; no obstante, las empresas no pueden esperar que esas
aplicaciones sustenten ventajas competitivas ya que la mayor parte de dichas
tecnologías están disponibles para todas las empresas (competidores actuales y
potenciales, clientes, proveedores) en el mercado.
1.2. Fundamentos de Gestión de
Procesos de Negocio (BPM).
Se llama Gestión o administración por
procesos de negocio (Business Process Managemento BPM en inglés) a la
metodología corporativa cuyo objetivo es mejorar el desempeño (Eficiencia y
Eficacia) de la Organización a través de la gestión de los procesos de negocio,
que se deben diseñar, modelar, organizar, documentar y optimizar de forma
continua. El Modelo de Administración por Procesos, se refiere al cambio
operacional de la empresa al migrar de una operación funcional a una operación
de administrar por procesos.
La organización posee un conjunto de
procesos que aportan el conocimiento necesario para desarrollar las tareas que
requiere el funcionamiento de la compañía y las relaciones con el medio en
donde se desarrolla (clientes, proveedores, socios, etc.)La eficiencia y
efectividad en la ejecución de los procesos de negocios, es la diferencia entre
un proceso altamente exitoso y lucrativo o un fracaso absoluto. Orientar la
Administración del Negocio hacia la Gestión basada en Procesos es una
de las mejores opciones para lograr los objetivos planteados.
La Administración de Procesos de Negocios ha emergido como una disciplinaestratégica
para ayudar a las empresas a mejorar sus procesos de negocios. Una iniciativa
exitosa de BPM, debe sostenerse por medio de un equilibrio justo de dirección
empresarial y tecnología, la cual permite una reducción significativa en costos
de operación y los ciclos de tiempos, algunas veces hasta en un 90%.Esto se ve
reflejado en todos los procesos de la organización, pero sobre todo en aquellos
en los cuales intervienes varios departamentos, sistemas de información y
personas. Las herramientas necesarias para tomar el control de los procesos de
su empresa, modelarlos, darles visibilidad y la posibilidad de tomar decisiones
basadas en información real y oportuna del negocio a partir de ellos. Esto,
junto con la posibilidad de diseñar e implementar una arquitectura tecnológica
acorde a la perspectiva estratégica de la organización, lleva al paradigma de
BPM un paso adelante. Los procesos claros son el factor clave de la
competitividad actual. Para ello, se toman en cuenta todos los aspectos que
condicionan e influyen en los procesos de una organización. Con esta labor
contribuyen las herramientas de gestión de calidad.
Ventajas
BPM es el entendimiento, visibilidad y
control de los procesos de negocio de una organización. Un proceso de negocio
representa una serie discreta de actividades o pasos de tareas que pueden
incluir, personas, aplicativos, eventos de negocio y organizaciones. BPM se
puede relacionar con otras disciplinas de mejora de procesos como Six Sigma,
Calidad. Los procesos de negocio deberían estar documentados actualizados-
para ayudar a entender a la organización que están haciendo a través de su
negocio. Durante la etapa de descubrimiento de procesos, todos se ponen
relativamente de acuerdo de cómo los procesos actuales están definidos. El
As-Is, entonces pueden usar esta información para determinar dónde el proceso
debería ser mejorado. La sola documentación del proceso no es la herramienta
para que los gerentes tomen control sobre todo el proceso.
Soporte Informático
Para soportar esta estrategia es necesario
contar con un conjunto de herramientas que den el soporte necesario para
cumplir con el ciclo de vida de BPM. Este conjunto de herramientas son llamadas
Business Process Management System (BPMS), y con ellas se construyen
aplicaciones BPM. Normalmente siguen una notación común, denominada Business
Process Management Notation (BPMN).
Existen diversos motivos que mueven la
gestión de los Procesos dentro de una organización, entre los cuales se
encuentran:
1.3 Análisis de los Procesos de Negocio en un Sistema
Empresarial.
Según Laudon los procesos de negocios son flujos de trabajo concretos de material, información y conocimientos: conjuntos de actividades que permiten elaborar un producto o servicio valioso. También tienen que ver con las maneras particulares de las organizaciones de coordinar el trabajo, la información y el conocimiento y con las formas que la administración elige para coordinar el trabajo. El proceso de negocio resulta sumamente importante para la toma de decisiones pues coordina la información que se presenta en el proyecto general, la visión de procesos es una forma integradora de acercamiento a la organización, es una forma de comprender la compleja interacción entre acciones y personas distantes en el tiempo y el espacio. Un proceso pasa por muchos cargos desde la estructuración de la información hasta la presentación final, es por ello que el proceso de negocio es importante en un sistema empresarial, pues todos los involucrados tiene acceso a la misma. Para realizar un proceso de negocio exitoso debemos de cumplir con los siguientes requisitos:
- Actividad tiene sentido al interior del proceso y está asociada a un cargo específico: Individualmente es irrelevante para el cliente del proceso. No tiene un objetivo por sí misma. Por ejemplo: vender, cobrar, cotizar.
- Tarea: La tarea es el desarrollo de la actividad en acciones muy especificas.- (poner en funcionamiento un equipo, ingresar cada dato de un documento, realizar una llamada telefónica) Generalmente están incluidas en los procedimientos.
- Procedimiento: Un procedimiento se aplica a las tareas o actividades y las documenta en detalle.
- Regla: La regla es parte de un reglamento interno
El análisis de negocio como disciplina
tiene un componente importante en el ámbito de optimización operativa y en
mejora organizativa, centrando el asesoramiento en la identificación de puntos
críticos para que se alcancen los objetivos estratégicos. Estos cambios
incluyen modificaciones en las estrategias, en las estructuras, en
las políticas, en los procesos y en los sistemas de información.
Los puntos
focales del análisis de negocio incluyen:
Análisis de la empresa o análisis de la
compañía focalizando su asesoramiento en los factores claves de éxito y en las
necesidades del negocio en conjunto. Análisis de la dirección estratégica e
identificación de las iniciativas que permitirán que el negocio resuelva sus
objetivos estratégicos. Planificación y priorización de los requerimientos
críticos, definiendo planes de actuación. Análisis y diseño de los
requerimientos. Desarrollar y especificar requerimientos en bastante
detalle que permita que sean ejecutados con éxito por nuestro equipo de
proyecto. Comunicación de los nuevos procesos de negocio describiendo las
técnicas para aseguren una comprensión compartida de las actividades y de cómo
ejecutarlas.
1.4 Alineación
de los servicios de tecnologías de información con las
políticas y objetivos estratégicos organizacionales.
La estrategia del servicio define
directrices para el diseño, desarrollo e implementación de la gestión del
servicio como un recurso estratégico. La estrategia del servicio es fundamental
en el contexto de los procesos que se realizan en las otras fases del ciclo de
vida del servicio en el ITIL la estrategia del servicio amplia el ámbito del
marco de trabajo para ITIL. Lo primero que hay que considerar no es como se
puede hacer algo, sino el motivo para hacerlo. Eso es lo más importante para
las actividades del cliente.
CUESTIONARIO DE LA UNIDAD
- ¿Qué es un Sistema?
- Escribe que es tecnología de Información:
- Es el conjunto de datos procesados:
- ¿Qué es un dato?
- Elementos de un sistema de información:
- En un sistema de información se llevan a cabo, ¿cuántas y cuáles actividades principales?
- ¿Cuántos y cuáles son los factores mediadores entre la organización y la tecnología de información?
- Las organizaciones empresariales son estructuras jerárquicas que constan de tres niveles ¿cuáles son estos?
- Según Laudon y Laudon ¿qué es un sistema de información?
- ¿Qué se entiende como tecnologías de Información?
- ¿Cuál es el objetivo de la gestión de procesos de negocio?
- ¿Qué es la gestión de proceso de negocio?
- Escribe por lo menos 4 de los puntos focales del análisis de negocio:
- ¿Qué proporciona la organización ARIS?
- ¿Qué es la estrategia?
- ¿Cuáles son las 4 P´s de la estrategia?
- Explica cada una de las 4 P´s de la Estrategia?
- Dentro de la dimensión de la administración se enlistan algunos aspectos ¿cuáles son?
- ¿Cómo está conformado ó de que consta el elemento tecnológico?
- ¿En qué década se impulso la implementación de un sistema estructural basado en la gestión por procesos?
